RPA é sigla para Robotic Process Automation e é uma tecnologia inovadora que permite executar atividades rotineiras que não demandam decisões humanas para a sua realização, mas normalmente executadas por humanos, só que agora de uma forma automática, simples e flexível, tornando as organizações mais eficazes nos processos de negócio.

 

Melhorar a produtividade é o sonho de todo executivo ou de um empresário. Tanto nas operações quanto no desempenho dos funcionários, sempre existe uma margem para reduzir custos e melhorar o resultado para o cliente.

No entanto, nem sempre é tarefa simples identificar os gargalos e elaborar ações focadas para turbinar a produtividade da empresa. Uma alternativa que vem se tornando cada vez mais viável é a força digital de trabalho.

Essa tendência, aliada aos processos de transformação digital — cada vez mais adotados por grandes, médias e pequenas empresas — é capaz de reduzir o retrabalho em atividades cotidianas e liberar a força de trabalho humana para atividades que geram valor para a empresa.

 

O que é RPA?

Você já parou para contabilizar quantas horas por ano são gastas em atividades como abrir arquivos, copiar conteúdos de planilhas e colar nos campos de outro software para, então, repetir o processo várias vezes durante o dia inteiro? Ou para contar quantos funcionários são designados a atividades que geram pouco ou nenhum valor para a empresa, mas que alguém precisa fazer?

Uma solução RPA desempenha as atividades do processo obedecendo às regras do trabalho como se fosse um funcionário — as vantagens são a redução da margem de erro e o aumento da produtividade em ampla escala.

Atividades como fechamento de caixa, inserção de dados no ERP e contabilidade estão entre as que podem ser automatizadas com RPA. Como o robô navega apenas na camada de visualização dos softwares e não requer acessos especiais, a empresa ganha mais segurança com a erradicação da possibilidade de corrupção ou perda dos dados e arquivos.

O RPA é o processo de fazer uma função de sistema automaticamente. A automação de processos robóticos, por exemplo, pode ser programada para executar tarefas repetitivas e de alto volume, normalmente realizadas por humanos.

 

Como o RPA pode reduzir o retrabalho?

Erros humanos são um dos principais fatores de risco dos negócios, portanto devem ser previstos. Para evitar ou remediar possíveis erros, aquele trabalho mecânico precisa passar por uma revisão. É um exemplo clássico de retrabalho.

Em uma solução RPA, o robô aprenderá as regras da atividade apenas rastreando o trabalho de um operador humano — é como se um novo funcionário estivesse sendo treinado. A diferença é que, uma vez que ele assimila as regras e passa a executar as tarefas, a possibilidade de erro humano é eliminada. O trabalhador-robô fará exatamente o que deve ser feito de forma dedicada, precisa, ágil e sem o risco de desenvolver doenças laborais.

Se houver uma mudança nas regras ou uma situação inesperada, o robô poderá reaprender o processo ou notificar um operador humano. Outra vantagem é que o RPA pode ser customizado de acordo com a necessidade da empresa ou do negócio.

De acordo com a Associação Nacional de Software e Empresas de Serviços dos Estados Unidos, a redução de custos com a adoção de RPA nas empresas pode chegar a 65% — boa parte se deve à eliminação do retrabalho.

O RPA tem, atualmente, o potencial de transformar os locais de trabalho de forma dramática, ajudando as empresas a melhorar a eficiência e a eficácia das suas operações, de uma forma mais rápida e a um menor custo, do que outros meios de automação.

 

Quais são os processos mais adequados para implementação de uma solução RPA?

  • Repetitivos
  • Propensos a erro
  • Com regras implementadas
  • Com transporte e transferência de dados
  • Com elevada carga administrativa

 

2 melhorias importantes que a automação pode trazer

No marketing

O trabalho de marketing é fundamental para que as empresas construam sua marca e atraiam clientes baseando-se numa proposta de valor. Com o aumento da complexidade dos negócios, o marketing passou a abranger várias ramificações — digital, guerrilha, social, fidelização —, muitas delas incluem atividades passíveis de automatização.

Por outro lado, as ações de marketing estão mais orientadas por dados do que nunca. Para encontrar ou atrair o público certo, é necessário saber onde ele está. O uso de dados agrupados por softwares já é comum e deve se consolidar nos próximos anos.

 

Na gestão

Qualquer empresa precisa lidar com a opinião pública e com instituições da sociedade com poder para aplicar sanções e conduzir investigações. Por isso, se existe alguma irregularidade interna — seja por erro ou má-fé —, o gestor terá que se responsabilizar diante da sociedade e de seus funcionários.

A automação é capaz de detectar desvios nas operações rotineiras e indicar irregularidades para que a empresa possa adotar medidas internas de correção. Por exemplo, se existe uma potencial fraude contábil em andamento, o gestor ou o setor de Compliance são notificados de imediato.
 

Por que Agence?

Como especialistas em soluções tecnológicas a Agence já utiliza em vários processos internos soluções de RPA desenvolvidas in-house, como a frente de Gestão de Processos e de Marketing (na captação de leads para prospecção). Por isso, as nossas soluções one-to-one de RPA podem ajudar outras organizações a melhorar a eficácia dos seus negócios, automatizando e otimizando os processos operacionais.

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