RPA – Robotic Process Automation

RPA por sus siglas en ingles Robotic Process Automation es una tecnología innovadora que permite realizar actividades rutinarias que no requieren decisiones humanas para su realización, pero normalmente ejecutadas por humanos, sólo que ahora de una forma automática, simple y flexible, haciendo las organizaciones más eficaces en los procesos de negocio.

Mejorar la productividad es el sueño de todo ejecutivo o de un empresario. Tanto en las operaciones como en el desempeño de los empleados, siempre existe un margen para reducir costos y mejorar el resultado para el cliente.

Sin embargo, no siempre es tarea sencilla identificar los cuellos de botella y elaborar acciones enfocadas para acelerar la productividad de la empresa. Una alternativa que viene siendo cada vez más viable es la fuerza digital de trabajo.

Esta tendencia, aliada a los procesos de transformación digital – cada vez más adoptados por grandes, medianas y pequeñas empresas – es capaz de reducir el retrabajo en actividades cotidianas y liberar la fuerza de trabajo humana para actividades que generan valor para la empresa.

¿Qué es RPA?

Usted ya se detuvo para contabilizar cuántas horas al año se gastan en actividades como abrir archivos, copiar contenidos de hoja de cálculo y pegar en los campos de otro software para entonces repetir el proceso varias veces durante todo el día? ¿O para contar cuántos empleados se designan a actividades que generan poco o ningún valor para la empresa, pero que alguien necesita hacer?

Una solución RPA desempeña las actividades del proceso obedeciendo a las reglas del trabajo como si fuera un humano – las ventajas son la reducción del margen de error y el aumento de la productividad a gran escala.

Actividades como cierre de caja, inserción de datos en el ERP y contabilidad están entre las que pueden ser automatizadas con RPA. Como el robot navega sólo en la capa de visualización del software y no requiere accesos especiales, la empresa gana más seguridad con la erradicación de la posibilidad de corrupción o pérdida de datos y archivos.

El RPA es el proceso de hacer una función de sistema automáticamente. La automatización de procesos robóticos, por ejemplo, puede ser programada para realizar tareas repetitivas y de alto volumen, normalmente realizadas por humanos.

¿Cómo el RPA puede reducir el retrabajo?

Los errores humanos son uno de los principales factores de riesgo de los negocios, por lo que deben ser previstos. Para evitar o remediar posibles errores, ese trabajo mecánico necesita pasar por una revisión. Es un ejemplo clásico de retrabajo.

En una solución RPA, el robot aprenderá las reglas de la actividad sólo rastreando el trabajo de un operador humano – es como si un nuevo empleado estuviera siendo entrenado. La diferencia es que, una vez que asimila las reglas y pasa a realizar las tareas, la posibilidad de error humano es eliminada. El trabajador-robot hará exactamente lo que debe ser hecho de forma dedicada, precisa, ágil y sin el riesgo de desarrollar enfermedades laborales.

Si hay un cambio en las reglas o una situación inesperada, el robot podrá volver a aplicar el proceso o notificar a un operador humano. Otra ventaja es que el RPA puede ser personalizado de acuerdo con la necesidad de la empresa o del negocio.

De acuerdo con la Asociación Nacional de Software y Empresas de Servicios de los Estados Unidos, la reducción de costos con la adopción de RPA en las empresas puede llegar al 65% – buena parte se debe a la eliminación del retrabajo.

El RPA tiene actualmente el potencial de transformar los lugares de trabajo de forma dramática, ayudando a las empresas a mejorar la eficiencia y la eficacia de sus operaciones, de forma más rápida ya un menor costo, que otros medios de automatización.

¿Cuáles son los procesos más adecuados para la implementación de una solución RPA?

• Repetitivo
• Propensos a error humano
• Con reglas implementadas
• Con transporte y transferencia de datos
• Con una elevada carga administrativa

2 mejoras importantes que la automatización puede traer

En el marketing

El trabajo de marketing es fundamental para que las empresas construyan su marca y atraigan clientes basándose en una propuesta de valor. Con el aumento de la complejidad de los negocios, el marketing pasó a abarcar varias ramificaciones – digital, guerrilla, social, fidelización -, muchas de ellas incluyen actividades pasibles de automatización.

Por otro lado, las acciones de marketing están más orientadas por datos que nunca. Para encontrar o atraer al público adecuado, es necesario saber dónde está. El uso de datos agrupados por software ya es común y debe consolidarse en los próximos años.

En la gestión

Cualquier empresa debe lidiar con la opinión pública y con instituciones de la sociedad con poder para aplicar sanciones y conducir investigaciones. Por eso, si existe alguna irregularidad interna -sea por error o mala fe-, el gestor tendrá que responsabilizarse ante la sociedad y sus funcionarios.

La automatización es capaz de detectar desviaciones en las operaciones rutinarias e indicar irregularidades para que la empresa pueda adoptar medidas internas de corrección. Por ejemplo, si existe un posible fraude contable en curso, el gestor o el sector de cumplimiento se notifican inmediatamente.

¿Por qué Agence?

Como expertos en soluciones tecnológicas, Agence ya utiliza en varios procesos internos soluciones de RPA desarrolladas in-house, como el frente de Gestión de Procesos y de Marketing (en la captación de leads para prospección). Por eso, nuestras soluciones one-to-one de RPA pueden ayudar a otras organizaciones a mejorar la eficacia de su negocio, automatizar y optimizar los procesos operativos.