Flutter: Entenda o que é e suas vantagens
Uma pesquisa realizada no Reino Unido, pela Gatehouse indica que 49% das pessoas consideram ultrapassadas as tecnologias utilizadas pelas empresas para se comunicarem com seus colaboradores. Já uma pesquisa conduzida pela SocialBase aponta que 75% possuem dificuldade em encontrar informações na empresa.
Questões como as citadas acima, são recorrentes em diversas empresas, indo desde pequenos negócios até grandes corporações, muitas vezes em razão da velocidade em que as tecnologias avançam frente a velocidade da transformação digital de processos.
Em um cenário crescentemente desafiador para as empresas reterem os seus principais talentos, com as empresas fortalecendo suas culturas e melhorando o ambiente interno, fatores como esses podem levar a um descontentamento e possível saída de bons profissionais.
Uma das soluções que vêm se popularizando para ajudar as empresas a tornarem sua comunicação mais efetiva, seja no dia-a-dia ou em ações de endomarketing (marketing interno) é a Intranet ou portal corporativo.
Ainda não conhece o que é ou tem dúvidas sobre as vantagens que a Intranet pode trazer para o seu negócio? Nesse artigo explicaremos todos esses detalhes e como o portal corporativo pode ser utilizado para melhorar os indicadores de satisfação internos.
O que é uma Intranet
Antes de adentrarmos as vantagens que o desenvolvimento de uma intranet pode trazer para a sua empresa, é importante entendermos qual o conceito de portal corporativo e como a mesma surgiu e começou a ser utilizada.
Se formos levar a definição ao “pé da letra”, Intranet é uma rede interna fechada e com acesso somente para funcionários de uma determinada empresa, podendo ser tratada até como uma “internet particular” e que só tem o seu acesso permitido à partir da conexão em uma determinada rede de computadores ou por acesso via login e senha particulares e intrasferíveis, tendo a possibilidade ou não de ser conectada a Internet.
O termo surgiu pela primeira vez em meados de 1994, nos Estados Unidos, no vocabulário da informática e no Brasil em meados de 1995, possuindo como objetivo definir uma arquitetura similar a da internet porém de forma particular e restrita.
Ao falarmos em termos menos técnicos, podemos definir o portal corporativo como um site de acesso restrito, normalmente via login e senha (cada colaborador possuindo o seu), para funcionários de uma empresa, onde são disponibilizados as mais diversas informações, como documentos, chats para interação, fóruns, indicadores das mais diversas áreas e informações de RH, como holerites e datas de aniversário, quando falamos em Intranet as possibilidades são infinitas e as funcionalidades serão moldadas de acordo com a necessidade de cada empresa e seu modo de trabalho.
Como diversos outros sistemas, os acessos são disponibilizados de acordo com o nível de acesso, sendo que cada um possuí funcionalidades diferentes e principalmente acesso a informações diferenciadas, o que auxilia a empresa a ter maior segurança em seus documentos. por exemplo, um estagiário não terá acesso aos mesmos dados que a diretoria da empresa, prevenindo possíveis vazamentos de dados sensíveis.
E a Extranet?
O termo extranet já foi mais popular no mercado de TI e de certa forma hoje se encontra em desuso, mas ainda é usado por muitas empresas do mercado. O seu funcionamento é similar com o de uma Intranet. muitas vezes com acesso restrito, entretanto não apenas para funcionários da companhia, sendo utilizado para fazer a conexão, por exemplo, com fornecedores.
Um exemplo prático de extranet pode ser o uso de um sistema online para cadastro de pedidos e homologação de fornecedores. A Extranet apresenta a mesma arquitetura de uma rede interna, entretanto pode possuir mais de uma empresa administradora e por conectar diversos negócios, tem a conexão como internet obrigatória.
Vantagens de uma Intranet
Agora que ambos os conceitos já estão melhores explicados, vamos abordar quais as principais vantagens que o desenvolvimento de um portal corporativo traz para o seu negócio, com foco em um cenário mais geral, lembrando que as aplicações podem variar de acordo com o mercado e perfil de cada companhia.
Melhore a Comunicação Interna e Aumente a Colaboração
Com a implementação de um portal interno, as informações são encontradas de forma mais fácil, inclusive informações de contato e onde cada colaborador atua, além da maior parte das ferramentas contar com chats e fóruns, que incentivam a comunicação interna e colaboração entre os funcionários, rompendo barreira entre departamentos.
Por meio dos fóruns, por exemplo, uma pessoa do Marketing pode publicar uma dúvida que pode ser respondida por uma pessoa de TI e vice versa entre os mais diversos departamentos, além disso de acordo com a política interna da empresa, é possível incentivar essa colaboração por meio de campanhas de incentivo e possíveis premiações que podem ser as mais diversas possíveis.
Como está o desempenho e clima na sua empresa?
Com o alto grau de personalização dos sistemas, já é possível incluir em seu portal um sistema de avaliação dos colaboradores, com avaliação de performance tradicional (gestor->colaborador) como modelos mais avançados como avaliação e feedback 360° e diversas pesquisas já demonstram o importante papel que o feedback tem no desempenho dos colaboradores e consequente melhora nos kpis da empresa.
Além da avaliação de desempenho, é possível executar pesquisas de clima, que desempenham um importante papel para identificar pontos de melhoria e incluir os funcionários no processo de melhoria continua da empresa, muitas vezes contando com a opção de anonimato, é de extrema importância para visualizar pontos que passam despercebidos no dia-a-dia.
Acesso Rápido a Documentos
Quem nunca se viu em uma situação de tentar encontrar um determinado documento, e ter que “Caçar” entre os colegas para identificar quem tem posso, esperar o envio e ver um consequente atraso do seu trabalho?
A situação acima é comum em diversas empresas e com certeza já fez parte do dia-a-dia de todos em algum momento da carreira, com a criação de uma intranet, o acesso a documentos se torna simplificado e centralizado, facilitando o acesso e diminuindo a perda de tempo com processos desnecessários.
Além de facilitação, traz segurança para o processo, já que os usuários podem ou não acessar as informações de acordo com o seu nível de acesso, como já citamos na introdução, um analista não terá o mesmo nível de acesso a documentos da diretoria, reduzindo as chances de vazamento de informações potencialmente sensíveis e confidencias.
O portal corporativo também traz uma facilidade para o departamento de recursos humanos, já que documentos como holerites e contratos podem ser disponibilizados de forma online, recurso importante para empresas que contam com funcionários atuando de forma remota.
Design Responsivo
Todas essas funcionalidades, teriam as suas vantagens reduzidas se não pudessem ser acessadas de qualquer lugar, muitas tecnologias utilizadas para a criação da intranet, como Woffice, possuem um design responsivo, ou seja, que se adapta ao dispositivo que o usuário está realizando o acesso.
Com esse design, é possível que os usuários acessem o portal de qualquer lugar dispositivo, seja ele celular, tablet ou desktop.
Escolhendo a melhor opção para a sua empresa.
Conforme pudemos observar ao longo do texto, a Intranet traz vantagens em diversas áreas para o seu negócio em diversas áreas, como maior facilidade no dia-a-dia e aumento do engajamento dos seus colaboradores, entretanto para garantir o sucesso da implementação da solução, é necessário escolher com cautela o fornecedor que apoiará esse processo.
Da mesma forma que ocorre com desenvolvimento de sistemas e aplicativos, procure apostar em soluções que sejam personalizadas e adaptadas para as suas necessidades, afinal se a sua empresa não é única, por que as suas soluções de tecnologia deveriam ser?
Uma solução personalizada diminuirá o tempo de adaptação dos seus funcionários, além de ser feita sob medida para as particularidades que a sua empresa possui, além de ser feita sobre a identidade visual do seu negócio, algo indispensável para fortalecer a imagem e cultura da sua companhia. Imagine um cenário onde um investimento alto é feito e a solução não soluciona os pontos abordados? Parece frustrante, certo? Por isso a aposta em soluções feitas do zero tende a ser melhor.
Outro ponto de atenção que deve ser observado é como o fornecedor executa os treinamentos e onboarding na ferramenta, pois mesmo uma solução personalizada exige uma certa adaptação e é importante que a criadora do sistema forneça o máximo possível de suporte por meio de profissionais capacitados, o pós venda terá um peso muito grande no sucesso do projeto.
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