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INTRANET E PORTAIS
Quando o objetivo de uma empresa é estabelecer uma comunicação externa com qualquer pessoa interessada ela usa a Internet. Para se comunicar internamente recorre às chamadas Intranets: redes de acesso exclusivo dos colaboradores. Se a ideia é criar um canal direto com os parceiros comerciais pode empregar uma Extranet. Quando as três funções são reunidas em uma mesma estrutura temos o Portal Corporativo. Sua melhor definição seria um sistema que possibilita desenvolver um ponto único de contato para todas as informações e serviços dentro de uma corporação, tanto para parceiros de negócios e clientes, como para os funcionários.
O que faz?
O Portal Corporativo é uma forma de fazer os diversos departamentos, ou diferentes empresas de um mesmo grupo, trocar informações e trabalharem em conjunto. Trata-se, essencialmente, de uma ferramenta de colaboração, um recurso que facilita a gestão do conhecimento e ajuda a transmitir informações pertinentes para toda a empresa em tempo real. É uma solução que pode resolver o problema das companhias que tem seus processos e departamentos separados, sem conversar entre si, como se não fossem todos partes de uma mesma organização.
Quais os benefícios?
O funcionário não tem mais que buscar a informação em diversos meios, que passa a ficar facilmente acessível na rede. Os departamentos aumentam a colaboração entre si e a produtividade individual cresce, pois diminui o tempo na busca de dados específicos. Conhecimentos são compartilhados em tempo real, sem intermediários ou burocracias.
Como funciona?
Um exemplo simples é pedir aprovação para uma viagem, ou até mesmo um projeto, diretamente no portal, ou seja, online. Além de ser mais rápido, isso traz a grande vantagem de poder ser feito de qualquer lugar com uma conexão, não apenas de dentro da companhia. O funcionário que pede autorização pode estar na Europa, e o que aprova, no Japão.
Que tipos de empresas devem adotar?
Grandes empresas, nas quais há maior dificuldade de interação entre múltiplos departamentos, podem se beneficiar mais de um Portal Corporativo. Companhias muito pequenas geralmente têm menos problemas para trocar informações, já que os funcionários se conhecem e convivem no mesmo ambiente.
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